无纸化会议系统的核心目的是减少或尽量不使用纸张，但在某些情况下可能仍会涉及纸张。

1、基本定义和理念层面不需要纸

无纸化会议系统是一种利用现代信息技术，将会议的全部流程（包括会议资料的分发、展示、批注，会议签到、投票、交流等）通过电子设备和软件来实现的系统。它的设计初衷是用数字化的文档（如 PDF、PPT、Word 等格式）代替传统的纸质文件，参会人员可以在平板电脑、智能会议终端等设备上查看会议议程、文件内容等信息，在电子文件上进行批注、标记，实现环保、高效的会议模式。

例如，在一个企业的高层战略会议中，所有的市场调研报告、财务报表、战略规划文档等都以电子文件的形式通过无纸化会议系统发送到参会人员的终端设备上，参会者直接在屏幕上进行翻阅、放大缩小、搜索等操作，完全不需要使用纸质文件来传递和查看会议内容。

2、特殊情况下可能仍会用到纸

签字环节：在一些正式的合同签订会议或者需要法律认证的会议场合，虽然会议的大部分流程可以通过无纸化会议系统完成，但对于重要文件的签字，目前在很多地区法律仍然认可纸质签名的有效性高于电子签名。所以在这些情况下，可能会打印出部分文件用于签字。不过，随着电子签名法的不断完善和电子签名技术的发展，电子签名在法律上的认可度也在逐渐提高，未来这一环节使用纸张的可能性也会降低。

临时记录和草稿：有些参会人员习惯在会议过程中随手记录一些想法、问题或者计算一些数据作为临时的草稿。虽然无纸化会议系统一般都提供了电子笔记功能，但部分人可能还是觉得在纸上书写更方便。不过，一些高级的无纸化会议系统终端设备会配备电子手写笔，在触感和书写体验上接近纸张，也可以在一定程度上减少这种对纸张的依赖。