在数字化浪潮的席卷下，企业的办公模式正经历着深刻变革。作为企业日常运营的重要环节，会议的效率和效果直接影响着企业的决策速度和执行力。传统会议模式在筹备、组织、执行和后续跟进过程中存在诸多痛点，如筹备耗时长、沟通成本高、信息传递不及时、会议纪要整理繁琐等。而广州欧雅丽oyalee中议视控，boonsmart布恩斯玛特的全流程数字化的智能会议系统“OY-M800S，OY-M800，OY-M600，OY-M826C，OY-M811C，OY-M866C，OY-626C，OY-M611D，OY-M666D”应运而生，为企业提供了从签到到归档的一站式智能化解决方案，助力企业提升会议效率，优化决策流程，实现高效协作。

会前：智能筹备，高效协同

会议室智能预约与资源管理

智能会议系统通过与企业 OA 系统或日历应用集成，实现会议室资源的可视化管理。员工可在系统中查看会议室的实时占用情况、设备配置等信息，并根据会议需求一键预约合适的会议室。系统支持按时间段、参会人数、设备要求等条件进行筛选，避免因会议室冲突或设备不匹配导致的会议延误。同时，系统可自动向参会人员发送会议邀请，提醒会议时间、地点及相关注意事项，确保参会人员及时知晓会议安排。

会议资料在线准备与共享

会议组织者可在系统中上传会议相关资料，如文档、PPT、表格等，并设置不同人员的访问权限。参会人员可在会前通过电脑、手机或平板等终端设备随时随地访问会议资料，进行在线预览、下载或评论。系统支持多人同时编辑文档，实现实时协作，避免了传统邮件传输资料导致的版本混乱和沟通不畅。此外，系统还提供资料自动归类和搜索功能，方便参会人员快速查找所需资料。

智能签到与人员管理

会议当天，参会人员到达会议室后，可通过多种方式进行签到，如二维码扫描、人脸识别、RFID 感应等。智能会议系统能够快速准确地识别参会人员身份，并自动记录签到时间。对于未按时签到的人员，系统可自动发送提醒消息，确保会议按时开始。同时，系统可实时统计参会人数、缺席人员名单等信息，为会议组织者提供人员管理支持。

会中：互动协作，高效决策

无线投屏与多屏互动

智能会议系统支持无线投屏功能，参会人员可将自己设备上的内容（如 PPT 演示、文档展示、视频播放等）一键投屏到大屏幕上，实现多人共享和互动。系统兼容多种操作系统，如 Windows、Mac、iOS 和 Android，满足不同设备用户的需求。此外，系统还支持多屏互动功能，可同时展示多个设备的内容，方便参会人员进行对比分析和讨论。例如，在产品研发会议中，团队成员可将各自设计的方案同时投屏展示，进行直观的比较和评估，提高决策效率。

实时记录与智能纪要生成

会议过程中，系统可对会议内容进行实时记录，包括语音、文字、图片等。通过语音识别技术，系统可将语音实时转换为文字，并自动生成会议纪要。智能纪要功能能够自动识别发言人、提取关键信息、整理会议决议和待办事项，并按照预设格式生成规范的会议纪要文档。会议纪要生成后，系统可自动发送给参会人员和相关部门，确保会议决策及时传达和执行。

远程协作与视频会议

对于跨地区或无法现场参会的人员，智能会议系统支持远程协作和视频会议功能。通过与主流视频会议平台（如腾讯会议、钉钉会议、Zoom 等）集成，参会人员可通过网络接入会议，实现远程实时沟通和协作。系统提供高清视频、流畅音频和稳定的网络连接，确保远程参会人员能够清晰地听到和看到会议现场的情况，与现场参会人员进行互动交流。此外，系统还支持屏幕共享、文件传输等功能，方便远程协作。

会后：自动归档，跟踪执行

会议资料自动归档与管理

会议结束后，智能会议系统可自动将会议过程中产生的所有资料（如会议记录、纪要、演示文稿、视频录像等）进行分类归档，存储在企业的云端或本地服务器中。系统支持按会议主题、时间、参会人员等条件进行搜索和查询，方便后续查阅和审计。同时，系统可对会议资料进行权限管理，确保敏感信息的安全。

任务跟踪与执行反馈

根据会议纪要中确定的待办事项，智能会议系统可自动创建任务并分配给相关责任人。责任人可在系统中查看任务详情、截止时间和优先级，并及时反馈任务执行进度。系统通过实时提醒和进度跟踪功能，确保任务按时完成，避免会议决策 “落空”。同时，管理层可在系统中查看任务执行情况的汇总报表，对工作进展进行监督和评估。

会议数据分析与优化

智能会议系统可对会议数据进行收集和分析，如会议时长、参会人数、讨论热点、决策效率等。通过数据分析，企业能够了解会议的效果和存在的问题，为优化会议流程、提高会议质量提供数据支持。例如，通过分析会议时长和讨论热点，企业可调整会议议程和讨论方式，提高会议效率；通过分析参会人员的参与度和贡献度，企业可优化团队协作和沟通机制。

全流程数字化的智能会议系统为企业提供了高效、便捷、智能的会议解决方案，从会前筹备到会中协作再到会后跟踪，实现了会议全生命周期的数字化管理。通过引入智能会议系统，企业能够提升会议效率、降低沟通成本、优化决策流程，从而增强企业的竞争力和创新能力。在数字化转型的时代背景下，智能会议系统已成为企业实现高效办公和数字化运营的必备工具。